Debiteuren


06-12-2012

Hoe gaat u om met niet betalende debiteuren? Vaak zijn mensen bang om een klant te verliezen als ze achter hun rekening aanzitten. Wilt u cliënten die uw rekening niet betalen? Vaak leidt dit onprettige gevoel tot uitstel. Als het echt niet anders kan is de reactie fel en heftig. Is er ook een alternatieve manier om uw debiteuren te laten betalen? Of is een incassobureau de eerste stap die u zet?


Iedereen heeft wel eens te maken met een rekening die niet binnen de termijn betaald wordt. Als ondernemer, als dienstverlener of op het werk. Een goede debiteurenadministratie is essentieel. Niet alleen weten wanneer een factuur verstuurd is, maar ook wanneer hij betaald moet zijn, wanneer de herinneringen verstuurd worden en wanneer vervolgstappen gezet worden.


Energie steken om je rekeningen betaald te krijgen is niet leuk. Jouw deel van de verplichting is nagekomen, je hebt geleverd. Dan mag je ervan uitgaan dat ook de wederpartij zijn verplichtingen nakomt. Als dit niet gebeurt is het vervelend klusje om hier achteraan te gaan. Veel mensen stellen dit uit, "Dat doe ik morgen wel, misschien is de betaling onderweg". In herinneringen zit al enige irritatie. Tegen de tijd dat duidelijk is dat de rekening niet vanzelf betaald wordt, wordt een incassobureau ingeschakeld. Dit komt de relatie niet ten goede.


Is er ook een alternatief om met debiteurenbeheer om te gaan? Vaak helpt het om bij het verstrijken van de betaaltermijn even de telefoon te pakken. De reden van niet betalen is vaak verschillend. Is iemand het vergeten? Zit iemand krap bij kas? Is de cliënt ontevreden over wat er geleverd is? Een brief negeren is veel makkelijker dan iemand aan de telefoon. Als de cliënt ontevreden is, is het een mooie gelegenheid om dit probleem gelijk aan te pakken. 


Maak duidelijke afspraken. Bevestig dat er geen discussie is over het bedrag. Wanneer wordt welk deel betaald? Wanneer is alles betaald? Zijn er nog toekomstige bestellingen die eventueel on hold gezet worden?


Neem ook een korte notitie van het gesprek op in de debiteurenadministratie. Als achteraf toch een procedure nodig is, sta je veel sterk als je niet hoeft te zeggen "Ik heb een paar keer gebeld", maar kunt aangeven wanneer u gebeld heeft, wie u gesproken heeft en wat u heeft afgesproken. Dit bevestigt u natuurlijk ook even in een korte e-mail.


Maak heldere afspraken en zorg dat u tegelijkertijd aan de wettige verplichtingen voldoet. Stuur dus ook die herinnering. Als het dan niet betaald wordt, hoeft u geen tijd te verliezen en kunt u direct een incassobureau of deurwaarders inschakelen. Sommige dubieuze debiteuren hebben een harde aanpak nodig. 


Dus een communicatieve aanpak, met een stok achter de deur! Zoekt u een mediator die u in een conflict over een factuur kan helpen? Kijk eens bij de zakelijke mediators.



Bron: mediator.nl